10 مهارت هوش هیجانی برای سر به راه کردن افرادی که همواره دیر به جلسات می آیند!

به گزارش مهسان بلاگ، همواره فردی یافت می گردد که مرتبا دیر به جلسات بیاید. حتما دیدید افرادی که هنگام آغاز جلسات با مسائل اتصال اینترنت و وای فای روبرو است یا باید کامپیوترش را ریستارت کند یا میکروفون و بلندگوی او کار نمی کند. این افراد عادت کردند دائما در حال کوشش برای برقراری تماس باشد و دیگران را در انتظار بگذارند.

10 مهارت هوش هیجانی برای سر به راه کردن افرادی که همواره دیر به جلسات می آیند!

مطمئنا در تماس های تصویری احتمال بروز هر خطایی وجود دارد ولی وقتی فردی همواره عادت نموده دیر به جلسات ویدئویی بیاید؛ چه باید کرد؟ دقت در برقراری تماس های ویدئویی مهم است. تاخیر یک نفر می تواند برنامه سایر افراد را نیز تحت تاثیر قرار دهد و همه برنامه ریزی ها را به هم بریزد.

در حالی که فرهنگ کار در خانه و جلسات آنلاین با پاندمی ویروس کرونا کاملا جا افتاده است؛ اما هنوز بعضی از افراد عادت دارند دیر وارد جلسه شوند. لذا، باید فکری برای این فراد کرد. در این مطلب، ترفندهایی برای مدیریت این افراد پیشنهاد می کنیم.

اگر کارمند زیر دست شما همواره در جلسات تاخیر دارد

اگر شما یک مدیر هستید و مشکل تاخیر در جلساتی با یک کارمند زیردست خود دارید؛ راهکارهای زیر را در پیش بگیرید:

1- از آن ها بخواهید یک تقویم عمومی ایجاد نمایند؛ برای زمان های مفیدتر برنامه ریزی کنید

اگر یک کارمند زیردست شما همواره دیر به جلسات می آید؛ شاید به خاطر تداخل جلساتی است که دارد. احتمالا بهتر است زمان های متفاوتی برای برگزاری جلسات برنامه ریزی کنید. این کار را می توانید با همکاری و نظر خود کارمند و تشویق او به ساختن یک تقویم عمومی برای جلسات انجام دهید.

این تقویم مشترک نشان می دهد کارمندان در چه جلساتی هستند و آن ها هم می دانند شما چه جلساتی دارید تا به این ترتیب همواره زمان های موثر و مفیدی برای برگزاری جلسات مشترک انتخاب کنید.

به طور مثال می توانید بگویید: من می خواهم جلساتی که دیر آغاز می شوند را کاهش دهم. لطفا یک تقویم مشترک شامل برنامه جلسات خود بسازید تا بتوانیم برای حرکت به جلو و برنامه ریزی بهتر از آن استفاده کنیم.

2- به آن ها بگویید تاخیرشان یک رفتار غیرقابل قبول است

در حالی که این موضوع کاملا شفاف و واضح است و احتیاجی به گفتن نیست اما شاید کارمند شما تصور کند اگرچه همواره دیر به جلسات می آید ولی می تواند از پس همه کارها برآمده و مسئله ای پیش نمی آید.

شاید عاقلانه باشد یک جلسه خصوصی با او برگزار کنید یا به وسیله ایمیل به او بگویید که چنین رفتاری هرگز قابل قبول نیست. انتظارات خود از حضور به موقع او در جلسات را یادآوری کنید و عواقب ادامه این تاخیرها را برشمرید. این هشداری برای این کارمندان است تا بیشتر تحریک و تشویق شوند زمان ها را رعایت نمایند.

به عنوان مثال بگویید: من متوجه هستم کارهای غیرمنتظره ای پیش می آید اما انتظار دارم تمام کوشش خود را بکنید که به موقع وارد جلسه شوید. تاخیر شما بر کل برنامه جلسه اثرگذار است. بخشی از کار شما این است که در این جلسات شرکت کنید و در بحث ها حضور داشته باشید. لطفا دفعه بعدی به موقع سر جلسه باشید.

3- حتما پیغام یادآوری ارسال کنید

این احتمال وجود دارد که کارمند شما فراموش کند جلسه چه زمانی است یا آن قدر جلسات زیادی برگزار می نماید که دقیقا زمان جلسه شما را فراموش کند. اگرچه این احتمال برای افرادی که دائما در جلسات تاخیر دارند؛ بسیار کم است ولی باز بهتر است حتما برای هر جلسه، یادآوری هایی تنظیم و به وسیله ایمیل، پیغامک، پیغام رسان ها و هر روش دیگر ارتباطی که بین شما رایج است؛ زمان و تاریخ جلسه را دوباره اطلاع رسانی کنید.

به عنوان مثال بگویید: سلام …، فقط به عنوان یادآوری، ما ساعت 6 بعدازظهر امروز مشتاقانه منتظر حضور شما در جلسه و استفاده از صحبت های شما هستیم. با تشکر

4- دستور کار جلسات را قبل از آغاز جلسه ارسال کنید

ممکن است کارمند شما دیر به جلسات بیاید چون فکر نمی نماید دستور کار مهمی در جلسه برای او وجود داشته باشد یا موضوع های جلسه به حوزه کاری او مرتبط نمی شوند. اگرچه این تفکرات از سوی یک کارمند حرفه ای و مسئولیت پذیر غیرقابل قبول هستند ولی باز می توانید دستور کار جلسه را به او یادآوری کنید تا بداند مهم است از ابتدا در جلسه بوده و درگیر مباحث گردد.

این کار را می توانید با اشتراک گذاری دستور کار طی یادداشتی و تاکید بر اهمیت حضور به موقع همه کارمندان و همکاران انجام دهید.

برای مثال: سلام همکاران، برای یادآوری ما امروز ساعت 6 بعدازظهر جلسه خواهیم داشت. امروز درباره جزئیات کمیپن تبلیغاتی فصل بهار صحبت می کنیم. دستور کار جلسه به طور کامل در زیر به اشتراک گذاشته شده است. انتظار داریم همه همکاران به موقع وارد جلسه شوند. زیرا به هم فکری و یاری همه افراد احتیاج داریم و تک تک شما باید در جریان آخرین تصمیم گیری ها باشید.

5- به کارمند خود اخطار دهید

قوانینی وضع کنید و طبق آن به کارمندان خود یادآوری کنید در صورتی که مرتبا دیر به جلسات بیایند و بی نظمی ادامه دار داشته باشند؛ مشمول اخطارهای جدی می شوند.

البته، باید خیلی نادر و به صورت ضروی اتفاق بیفتد که واقعا یک کارمند را اخطار و تذکر جدی بدهید؛ چون در غیر این صورت قضیه لوس شده و دیگر اهمیت خود را برای کارمندان از دست می دهد.

به عنوان مثال بگویید: من باید بدانم می توانم به شما اعتماد کنم تا به موقع در جلسات حاضر شده و کارهای خود را انجام می دهید. انتظار دارم هر جلسه را جدی بگیرید. اگر مطمئن شوم که نمی توانم روی حضور به موقع شما در جلسات حساب باز کنم؛ تصمیم های جدیدی در نقش و وظایف کاری شما خواهم گرفت. این یک هشدار و اخطار جدی برای شما است. لطفا در جلسه بعدی به موقع حاضر باشید.

اگر مدیر بالادست شما در جلسات تاخیر دارد

اگر رئیس یا مدیر بالایی شما در جلسات دیر شرکت می نماید؛ چگونه می توان آن را مدیریت و وادار به حضور به موقع کرد؟ باز هم راهکارهایی در اینجا ارائه شده است:

1- جلسات را ادامه دهید

معمولا مدیران جلسات و کارهای زیادی دارند که بخشی از آن ها روی یکدیگر هم پشانی دارد. شما یک جلسه برای ساعت 10 صبح تنظیم کردید ولی هم زمان مدیر شما در جلسه دیگری است که تا 10:30 دقیقه طول می کشد.

بنابراین، بهترین راه کار این است که جلسه خودتان را آغاز و با حضور افراد دیگر ادامه دهید؛ چون نباید وقت دیگران تلف و منتظر بمانید تا رئیس وارد جلسه گردد.

به عنوان مثال، می توانید به مدیرتان بگویید: اگر مسئله ای نیست؛ ما هم اکنون در جلسه هستیم و تا ساعت 11 جلسه ادامه پیدا خواهد نمود. منتظر می مانیم تا جلسه شما هم تمام شده و به ما ملحق شوید. اگر احتیاج است بخشی از جلسه که نیستید را برای شما پخش یا ضبط کنیم تا کاملا در جریان تصمیم گیری ها باشید.

2- جلسات را یادداشت برداری و برای او ارسال کنید

اگر رئیس شما نمی تواند به طور منظم در جلسات شرکت کند؛ بهتر است چند دقیقه وقت بگذارید و خودتان یا فرد دیگری رئوس مهم جلسه را یادداشت برداری و بعد برای ایشان ارسال کنید. به این روش، مدیرتان در جریان تصمیم گیری ها و اتفاق های مهم قرار خواهد گرفت.

به عنوان مثال، می توانید بگویید: متاسفیم که امروز نتوانستید در جلسه ما حضور داشته باشید. ما بعضی صحبت ها و تصمیم های مهم جلسه را به طور خلاصه برای شما یادداشت برداری می کنیم و دقیقا پس از جلسه در اختیارتان قرار می دهیم. شادمان می شویم پس از مطالعه آن ها، ملاقاتی داشته و نظرات شما را هم دریافت کنیم.

3- جلسات را ضبط کنید

اگر رئیس شما نمی تواند همواره در جلسات شرکت کند ولی تمایل دارد از محتویات جلسات آگاه باشد و خودش را با تیم شما هماهنگ کند؛ بهتر است همه زمان جلسه یا بخشی که در آن نبوده را ضبط نموده و بعدا در اختیارش قرار دهید تا در زمان مناسب گوش کند.

به عنوان مثال: ببخشید که امروز مجبور هستیم جلسه را بدون شما آغاز کنیم. هر زمان که فرصت کردید و تمایل داشتید وارد جلسه شوید؛ شادمان می شویم ولی جای هیچ نگرانی نیست چون کل جلسه را ضبط نموده و پس از خاتمه آن برای شما ارسال می کنیم.

4- موضوع و دستور کار جلسه را برای او ارسال کنید

اگر رئیس شما وقت ندارد در جلسه شرکت کند؛ حداقل کاری که می توانید انجام دهید؛ ارسال موضوع و دستور کار جلسه برای او است تا کاملا با تیم شما هماهنگ گردد و بداند در حال اجرا چه کارهایی هستید. موضوع و دستور کار جلسه را می توانید طی یادداشتی برای مدیرتان بفرستید.

برای مثال: ما دوست داریم نظرات شما را درباره نحوه برگزاری کمپین فصل بهار بدانیم. جلسه ما ساعت 6 بعدازظهر آغاز می گردد. دستور کار جلسه به پیوست برای شما ارسال شده است.

5- درباره ریاست جلسه یا تفویض اختیارات او صحبت کنید

اگر حضور رئیس شما در جلسات لازم است و مثلا ریاست جلسه را برعهده دارد ولی ازدحام کارها اجازه نمی دهد به موقع وارد جلسات گردد یا اصلا ممکن است کل جلسه را از دست بدهد؛ شما هم نمی توانید هر بار زمان جلسه را تغییر دهید؛ بهتر است با او صحبت نموده تا بعضی اختیارات و وظایف را به شما محول کند.

رئیس شما می تواند بعضی کارها را به شما یا فرد دیگری در جلسه موکول کند. این عظیم ترین فرصت است تا هم جلسات کاری خود را منظم تر برگزار نموده و کارها را پیش ببرید و هم با دریافت بعضی مسئولیت ها و اختیارات، تصمیم های مهمی بگیرید که در فرایند حرکت شرکت تاثیرگذار هستند و یک قدم عظیم کاری بردارید.

به عنوان مثال می توانید به مدیرتان بگویید: من می خواهم در راهنمایی این پروژه به شما یاری کنم تا باری از دوش شما برداشته گردد. من می توانم این اطمینان را به شما بدهم که مدیریت جلسه و کارهای مرتبط با پروژه را با مسئولیت پذیری بالا و موفقیت انجام داده و یاریی به کاهش کارهای شما نموده باشم. قبلا تجربه برگزاری چنین جلسات و مدیریت این پروژه ها را داشتم و اگر شما با کلیت قضیه موافق هستید؛ می توانیم درباره آن بیشتر صحبت کنیم.

bestcanadatours.com: مجری سفرهای کانادا و آمریکا | مجری مستقیم کانادا و آمریکا، کارگزار سفر به کانادا و آمریکا

منبع: یک پزشک
انتشار: 15 شهریور 1400 بروزرسانی: 15 شهریور 1400 گردآورنده: mahsanblog.ir شناسه مطلب: 84971

به "10 مهارت هوش هیجانی برای سر به راه کردن افرادی که همواره دیر به جلسات می آیند!" امتیاز دهید

امتیاز دهید:

دیدگاه های مرتبط با "10 مهارت هوش هیجانی برای سر به راه کردن افرادی که همواره دیر به جلسات می آیند!"

* نظرتان را در مورد این مقاله با ما درمیان بگذارید